Comment améliorer votre gestion du temps : conseils indispensables

La gestion du temps consiste à organiser au mieux notre temps.Tout un chacun est confronté à la gestion du temps. Une gestion efficace de notre temps nous permet de tirer le meilleur de notre journée, en accomplissant les tâches plus rapidement et en donnant la priorité à celles qui auront le plus d’impact sur notre activité. 

Les chefs d’entreprise ou les managers, semblent ne jamais avoir assez d’heures dans une journée. Trouver un équilibre entre votre activité, votre équipe, ses besoins et le suivi des résultats peut tourner au véritable cauchemar si vous n’avez pas mis en place des processus bien définis. La principale clé de la gestion du temps est la planification des priorités. En divisant votre liste de choses à faire en tâches urgentes, en objectifs à court et à long terme, vous serez en mesure de répartir votre temps plus efficacement.

Voici 4 conseils indispensables pour la gestion de votre temps :

1. Priorisez vos tâches

Lorsque vous apprenez à prioriser vos tâches les plus importantes, il est plus facile d’augmenter votre productivité et vos performances.  Le développement de techniques efficaces de priorisation vous aide à accroître votre efficacité, à mieux gérer votre temps et à mieux vous concentrer sur votre travail le plus important. Alors, comment prioriser vos tâches ? Pour cela, il existe différentes méthodes que vous pouvez appliquer et choisir celle qui vous convient le mieux.

• La matrice d’Eisenhower

La matrice d’Eisenhower est une technique de gestion du temps créée par Dwight D. Eisenhower, le 34e président des États-Unis.

La méthode Eisenhower est une technique particulièrement adaptée pour les chefs d’entreprise. Cette méthode permet de prioriser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance tout en faisant le tri des tâches moins urgentes et moins importantes que vous devriez soit déléguer, soit ne pas faire du tout.

Dans cette méthode, vous constituez 4 cadres avec les catégories suivantes :

• Faire en premier 

Dans ce cadre, vous écrivez les tâches qui doivent être effectuées aujourd’hui, ou demain au plus tard. Lorsque vous travaillez sur ces tâches, il est bon d’utiliser un timelog pour vous aider à vous concentrer.

• Planifier 

Cette partie est destinée aux tâches qui sont importantes mais moins urgentes. Là, il faut lister les tâches que vous devez inscrire dans votre calendrier.

• Déléguer 

Cela inclut toutes les tâches que vous pouvez déléguer parce qu’elles sont urgentes mais moins importantes. Si vous déléguez des tâches, assurez-vous d’en faire le suivi.

• Ne pas faire 

Ce cadre est là pour vous aider à éliminer les tâches que vous n’avez vraiment pas besoin de faire.  Les tâches qui s’y trouvent sont souvent celles qui vous empêchent de vous occuper des tâches de l’autre cadre.

2. Élaborez une routine et mettez la en pratique

Trouver comment créer une routine quotidienne qui vous convient – et comment vous y tenir – peut prendre un certain temps. Que devrait contenir la routine quotidienne parfaite ? Cela dépend de chaque personne. Vous devez déterminer ce que vous devez faire et quand. 

La structuration de votre journée est un élément clé de votre gestion du temps et a un effet direct sur votre productivité. Le dimanche soir, asseyez-vous et planifiez votre semaine. Vous pouvez également utiliser un agenda par défaut pour voir ce qui vous attend. Vous pouvez y inscrire vos réunions, vos tâches et vos pauses. 

Essayez de prendre des pauses régulières. Pendant que vous créez votre agenda, essayez d’être flexible. Le but de la création d’une routine quotidienne est d’exploiter vos moments les plus productifs pour les tâches difficiles et vos moments les moins productifs pour les tâches plus courantes. 

Cependant, la réalité peut faire obstacle aux routines les plus détaillées. Vous devez donc vous y préparer en prévoyant du temps libre dans votre routine.

Eat that Frog est une autre technique que vous pouvez utiliser pour prioriser vos tâches et faire une liste pour votre routine jour après jour.

 Alors, c’est quoi “Eat that Frog” ?

• Eat That Frog (manger la grenouille)

Cette méthode est l’une de nos préférées chez ActionCOACH, nous l’utilisons aussi au sein de notre équipe pour prioriser nos tâches et suivre notre rythme quotidien. 

Alors comment ça marche ?

La clé pour arrêter de remettre à plus tard est de commencer chaque jour en identifiant l’objectif principal de la journée (et nous savons que vous pensez que toutes les autres tâches sont importantes). Puis, “Eat that Frog” (mangez cette grenouille, cet objectif) ! Cela signifie se demander continuellement “Quelle tâche, si je la réalise en temps voulu, aurait le plus grand impact positif sur ma vie ?”

C’est en fait très simple. Il vous suffit d’identifier vos tâches prioritaires qui occupent le plus votre attention. Ces tâches sont vos “Frogs”. Elles peuvent souvent sembler considérables, désagréables et même affreuses, et pourtant, la bonne nouvelle est qu’une fois que vous les aurez éliminées de votre assiette, le reste de la journée ne sera pas si mal.

Eat that Frog signifie tirer le meilleur parti de vos matins.

Tout d’abord, définissez un objectif clair. Qu’est-ce que vous voulez le plus réaliser ? Mettez-le par écrit. Pour vous aider à l’écrire, voici votre Actionlist : Eat that Frog, que vous pouvez utiliser pour vos Frogs ! Passons à la suite :

• Fixez une date limite.  
• Établissez une liste des tâches intermédiaires que vous devez accomplir pour atteindre votre objectif. 
• Organisez cette liste par ordre de priorité. Les éléments les plus importants sont probablement les plus difficiles. Ce sont vos “Frogs”.  
• Passez à l’action. Si vous avez plus d’une Frog dans votre assiette, mangez d’abord la plus mauvaise.
• Répétez ce schéma tous les jours afin de toujours faire quelque chose qui vous poussera vers vos objectifs.

Cette méthode vous aide à vous organiser en rédigeant toutes les tâches et en leur attribuant des priorités. Elle a un effet positif, quelle que soit la façon dont votre cerveau fonctionne.

Utilisez des outils pour plus de productivité

Dans le monde actuel, très développé, nous disposons d’outils pour nous aider dans notre travail. Quel que soit votre métier, quel que soit votre domaine, il existe des outils numériques de gestion du temps que vous pouvez utiliser en ligne ou télécharger sur votre ordinateur pour vous aider à organiser tous les aspects de votre vie. Il existe également de nombreux outils que vous pouvez utiliser pour gagner en productivité.

• Logiciel de suivi du temps – vous aide à suivre le temps de votre travail, vous pouvez voir combien de temps vous consacrez à n’importe quelle tâche et vous pouvez obtenir un retour d’information à partir de votre rapport quotidien.
• Outils de communication – Slack, Zoom, HeySpace sont très utiles pour la communication interne et externe, vous pouvez par exemple utiliser Slack pour communiquer avec votre équipe et ne pas perdre de temps à chercher des fichiers, dans les messages sur des groupes WhatsApp ou des e-mails. 
• Google Agenda est idéal pour y intégrer votre charge de travail et son suivi. Il vous donne également une vue d’ensemble de votre semaine, et vous permet de planifier vos journées. 

4. Définissez des objectifs

Fixez des objectifs et vous saurez exactement dans quelle direction vous vous dirigez. Les objectifs font partie des processus de planification et sont extrêmement importants pour la gestion du temps. En outre, vos objectifs doivent être SMART, c’est-à-dire Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels. La clé pour tirer parti de toute technique de gestion du temps est la spécificité des objectifs. Décomposez les grands projets en objectifs mensuels à atteindre.

Définir vos objectifs à long terme en amont, permet la définition d’objectifs intermédiaires (de petites étapes essentielles) en fixant des priorités pour aboutir, au fur et à mesure, à leur réalisation.

Alors gérez-vous votre temps de manière efficace ? Rédigez-vous une liste ou utilisez-vous l’une de ces techniques ? Faites-le nous savoir dans les commentaires ! 

De plus, vous pouvez toujours vous joindre à notre atelier 6 étapes en ligne gratuit pour développer votre entreprise, et découvrir les clés de la gestion du temps tout en apprenant toutes les autres étapes pour avoir une entreprise rentable qui fonctionne sans vous.