Comment organiser une réunion plus productive ?

Avez-vous déjà assisté à une réunion où vous arrivez à l’heure mais la réunion commence avec 10 minutes de retard ? Où lorsque vous posez des questions, on ne sait pas qui est responsable pour vous répondre. Où certains proposent des projets que d’autres rejettent. Rien n’est vraiment décidé et la réunion s’achève, tandis que vous vous lamentez en silence sur le temps perdu. 

Nous avons rassemblé des conseils pour rendre vos réunions plus efficaces et plus productives, des réunions qui correspondent à vos objectifs et à vos équipes.

Déterminer si la réunion est vraiment nécessaire.

Afin d’éviter les trop nombreuses réunions de travail et le temps perdu, il faut d’abord réfléchir à la nécessité d’une réunion. Cela peut sembler être une évidence, mais beaucoup de réunions pourraient se faire par un échange d’e-mails ou par un appel ponctuel. Par exemple, si vous souhaitez un échange d’idées entre les principaux membres de votre équipe, vous avez probablement besoin d’une réunion. En revanche, si ce que vous recherchez est un rapport ou un retour d’information sur un projet en cours, ou pour examiner les résultats des autres membres de l’équipe, vous n’avez peut-être pas besoin d’une réunion, un simple e-mail suffirait pour travailler sans perdre de temps en toute efficacité. Bien entendu, nous ne disons pas que vous n’avez pas besoin de réunions, mais qu’il serait bénéfique d’en limiter l’utilisation. 

Limiter les participants

Déterminer quels membres de l’équipe doivent légitimement être présents à votre réunion et limiter la liste de participants à ces seules personnes. Lorsque vous faites participer des collègues inutiles à la réunion, il est facile de s’écarter du sujet et plus difficile d’obtenir un consensus avec un grand groupe. De plus, lorsque quelqu’un n’a pas besoin d’être présent à une réunion et qu’il doit quand même y assister, vous lui faites perdre son temps.

Avoir un ordre du jour 

L’ordre du jour fait tout. L’organisation de vos priorités, projets, vous évite une perte de temps et des complications. En fait, l’ordre du jour peut même sauver votre entreprise. Lorsque vous établissez l’ordre du jour d’une réunion, chaque membre de l’équipe peut focaliser son attention sur les questions à traiter. Les participants disposent d’une liste écrite de ce qui doit être vu lors de la réunion. En outre, cela leur permet de faire état des questions qui les concernent. Ainsi, si un membre de l’équipe n’est nécessaire que pour un seul sujet ou pour apporter des éclaircissements sur un projet, il/elle peut se joindre à la réunion pour cette seule question et partir ensuite. De plus, tout le monde est bien préparé pour la réunion. Le plus grand avantage d’avoir un ordre du jour, c’est qu’il permet de s’assurer que les sujets importants sont couverts. Organiser une réunion est une chose, organiser une réunion efficace en est une autre. Et en tant que propriétaire d’entreprise, manager ou directeur, vous devez vous assurer que vos réunions sont efficaces et que les systèmes sont bien en place.

Respecter le timing

Le temps de vos employés est précieux, alors limitez la durée de la réunion à une heure, ou moins, si vous le pouvez. Et terminez la réunion à l’heure, même si le sujet de l’ordre du jour n’est pas terminé. Lorsque vous fixez des limites de temps strictes, les employés peuvent mieux planifier leur journée de travail autour de la réunion, en espérant qu’ils seront libérés à temps.

Déterminer des Actions claires et assignées pour après la réunion.

Attendez ! Qui fait quoi ? Pour éviter de vous perdre dans les tâches, définissez des Actions Claires, attribuez-les et déléguez-les.  Veillez à ce que les décisions prises lors de la réunion soient suivies de tâches spécifiques et réalisables, en précisant qui en est responsable. Cette clarté contribue à donner un but à votre réunion et à placer votre société dans une situation optimale pour réussir. La mise en place d’un Plan d’Action post réunion aide également à préparer les employés pour la prochaine réunion, puisqu’ils pourront se  rendre compte de leurs progrès et/ou de la finalisation des tâches.

Envoyer des informations et des détails sur le suivi.

Par exemple, si vous avez eu une réunion efficace. Vous aviez l’ordre du jour, vous avez commencé à l’heure avec les personnes nécessaires à la réunion. Vous avez défini des actions claires, vous avez couvert tous les sujets importants et aussi chacun sait quelles sont ses tâches, etc. Et maintenant ? Envoyez des e-mails de suivi sur les sujets importants et les décisions discutées lors de la réunion. C’est primordial, toujours faire le suivi et le contrôle. 

Conseils bonus !  

Commencer par un WIFLE

Les ActionCOACH, ont des rituels parmi lesquels le WIFLE, véritable outil de communication avec nos équipes, nos membres, nos partenaires. Tout d’abord, qu’est-ce que le WIFLE ? Le WIFLE est un outil simple que vous pouvez utiliser avec votre équipe pour faciliter une atmosphère de travail plus ouverte, et plus détendue. Voici comment cela fonctionne. Le WIFLE est un acronyme de “What I Feel Like Expressing” (ce que j’ai envie d’exprimer) et permet à chaque membre de l’équipe d’exprimer ce qui se passe actuellement dans sa vie, aussi bien dans l’entreprise que personnellement. On considère trop souvent que les gens laissent leurs émotions chez eux lorsqu’ils viennent travailler, mais la réalité est que ces émotions non exprimées ou “refoulées” peuvent avoir un impact sur les performances de l’équipe. Lorsque vous commencez une réunion, commencez par un WIFLE. La communication est la clé du travail en équipe et d’un cadre de réunion et de travail efficaces. 

Les BFOs 

Un autre rituel que nous utilisons en tant qu’ActionCOACH sont les BFOs.  BFO est l’acronyme de “Blinding Flashes of the Obvious” (éclairs aveuglants d’évidence). Une clé de l’apprentissage est de se souvenir ou de se rappeler.. C’est pourquoi nous utilisons les BFOs à la fin des réunions, nous demandons à chacun quel est son BFO de cette réunion. Vous pouvez comprendre beaucoup de choses à partir du BFO de quelqu’un. 

Après avoir lu cet article, avez-vous envie de multiplier vos réunions ou avez-vous réalisé les mesures que vous pouvez prendre afin d’en diminuer le nombre et de les rendre plus efficaces ? Partagez vos réflexions avec nous dans les commentaires !



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